Die Einführung der DSGVO und des novellierten Gesetzes über elektronische Kommunikation hat in vielen Unternehmen für Unruhe gesorgt, doch im B2B-Bereich sind Kaltakquise per Telefon und E-Mail nach wie vor eine wirksame und – was am wichtigsten ist – legale Methode der Kundengewinnung.
Der Schlüssel zur Sicherheit liegt in der Einhaltung einiger einfacher Regeln hinsichtlich der Datenerhebung, der Datenverarbeitung und der Information der Empfänger.
Rechtsgrundlage
Die Grundlage für sicheres Handeln ist die Nutzung von Daten, die legal und für geschäftliche Zwecke erworben wurden.
Marketingmaßnahmen im B2B-Modell stützen sich auf das sogenannte berechtigte Interesse des Verantwortlichen (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO).
Das bedeutet, dass Sie als Unternehmen das Recht haben, Geschäftsbeziehungen zu potenziellen Geschäftspartnern aufzubauen, sofern:
- Sie verwenden Daten, die auf legalem Wege erhoben wurden (z. B. aus den öffentlichen Registern CEIDG und KRS oder aus professionellen Datenbanken wie der „Baza firm i osób“),
- du kommunizierst ausschließlich im beruflichen Kontext,
- Du respektierst die Privatsphäre und die Einwände deines Gesprächspartners.
Die auf der Website „Baza firm i osób“ erworbenen Daten unterliegen einer unbefristeten Lizenz, die eine mehrfache Nutzung für interne Zwecke in Ihrem Unternehmen ohne zeitliche Begrenzung ermöglicht.
Schritt 1: Vorbereitung der Unterseite
Bevor du den ersten Anruf tätigst oder eine E-Mail verschickst, musst du wissen, wohin du den Empfänger weiterleiten kannst, falls er nach der Verarbeitung seiner Daten fragt.
A. Erstellen Sie eine eigene Unterseite zum Thema DSGVO
Veröffentlichen Sie auf Ihrer Website die gemäß der DSGVO erforderlichen Informationen (siehe unten).
B. Verwende die Vorlage
Du kannst dich an dem folgenden Beispiel orientieren: LINK
C. Bereite den Link vor
Sie geben diese im Text der E-Mail oder – auf Wunsch – während des Telefongesprächs an.
Gemäß den Vorschriften sollte jeder Empfänger der Kampagne Zugang zu folgenden Informationen haben:
- Angaben zur Identität des für die Datenverarbeitung Verantwortlichen,
- Zweck der Datenverarbeitung,
- Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung,
- Empfänger der Daten,
- Datenübermittlung in Drittländer (außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums),
- Rechte der betroffenen Personen (einschließlich des Rechts auf Auskunft, Berichtigung, Löschung oder Widerruf der Einwilligung),
- Recht auf Beschwerde (falls die betroffene Person der Ansicht ist, dass ihre Daten nicht im Einklang mit der DSGVO verarbeitet werden)
Lesen Sie den vollständigen Artikel zur DSGVO
Schritt 2: Kaltakquise – wie führt man ein Gespräch?
Beim Cold Calling empfiehlt es sich, das Gespräch mit einer kurzen Vorstellung zu beginnen und zu fragen, ob der Gesprächspartner Zeit hat, sich Informationen zu unserem Service anzuhören.
Um Erlaubnis bitten
Du solltest gleich zu Beginn des Gesprächs um die Erlaubnis bitten, dein Angebot telefonisch vorzustellen. In den ersten Sätzen solltest du die angebotenen Dienstleistungen nur kurz beschreiben.
„Guten Tag, hier spricht [Vor- und Nachname] von der Firma [Name], die sich mit [Beschreibung der angebotenen Dienstleistungen].
Ich würde gerne wissen, ob Sie in nächster Zeit Bedarf an solchen Dienstleistungen haben und ob wir uns kurz über die Möglichkeiten einer Zusammenarbeit unterhalten könnten.
Wie geht es weiter?
Sobald du die Zustimmung erhalten hast, kannst du das Gespräch fortsetzen und deinem Gesprächspartner detaillierte Informationen zu deinem Angebot geben.
Wenn Sie telefonisch Kontakt aufnehmen, denken Sie bitte daran, der Informationspflicht gemäß Artikel 14 der DSGVO nachzukommen.
Du hast zwei Möglichkeiten:
1️⃣ Vor dem Telefonat (per SMS oder E-Mail) – sende eine Nachricht mit einem Link zur Seite mit Informationen zum Schutz und zur Verarbeitung personenbezogener Daten.
SMS:
„Guten Tag,
Wir möchten Sie höflich darüber informieren, dass die Firma [Name] Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet. Weitere Informationen finden Sie unter: [Adresse der Unterseite zum Datenschutz]."
E-Mail:
„Guten Tag,
Da wir der Informationspflicht gemäß Artikel 14 der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) nachkommen müssen, bitten wir Sie, die Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch unser Unternehmen zur Kenntnis zu nehmen:
[Link zur Seite zum Datenschutz]
Mit freundlichen Grüßen
[Vor- und Nachname]
[Firmenname]"
2️⃣ Zu Beginn des Telefongesprächs – wenn ich um die Erlaubnis bitte, ein Angebot zu unterbreiten, und dabei die Website mit den erforderlichen Informationen nenne.
Schritt 3: Kaltakquise – Informationspflicht
Auch beim Cold Mailing müssen Sie als Verantwortlicher die Informationspflicht gemäß Artikel 14 der DSGVO erfüllen. Diese Information sollte spätestens beim ersten Kontakt mit dem Empfänger übermittelt werden.
Meistens geschieht dies, indem in der E-Mail ein Link zu einer Unterseite mit Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten eingefügt wird.
„Guten Tag, im Rahmen der Informationspflicht (Art. 14 DSGVO) bitten wir Sie, die Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten durch unser Unternehmen zur Kenntnis zu nehmen: [Link zur Website].“
Es ist auch sinnvoll, zwischen persönlichen E-Mail-Adressen (z. B. imie.nazwisko@firma.pl) und allgemeinen oder funktionalen Adressen (z. B. kontakt@firma.pl) zu unterscheiden:
- Personenbezogene Adressen gelten als personenbezogene Daten und unterliegen der DSGVO.
- Allgemeine Adressen stellen in der Regel keine personenbezogenen Daten dar, doch unterliegt ihre Verwendung zu Marketingzwecken weiterhin den Vorschriften zur elektronischen Kommunikation.
Wichtige Hinweise
Es sei daran erinnert, dass die DSGVO zwar die Verarbeitung personenbezogener Daten regelt, jedoch nicht die einzige Rechtsvorschrift zum Schutz personenbezogener Daten in Polen ist.
Die Pflicht zur Einholung einer Genehmigung kann sich aus anderen Vorschriften ergeben, insbesondere:
In der Praxis bedeutet dies, dass das Fehlen einer „DSGVO-Einwilligung“ nicht immer ein Kontaktverbot bedeutet, jedoch sollte jede Form der Marketingkommunikation auch im Hinblick auf diese Gesetze geprüft werden.
Jede Person, deren Daten für Zwecke des Direktmarketings verwendet werden, hat das Recht, dieser Verarbeitung zu widersprechen. Dieser Widerspruch ist verbindlich und bedarf keiner Begründung.
Nach der Abmeldung sollte der Verantwortliche unverzüglich den Marketingkontakt einstellen und die Daten aus den aktiven Datenbanken, die für Kampagnen genutzt werden, löschen.
Bitte beachten Sie, dass die oben genannten Informationen keine Rechtsberatung darstellen und sich ihre Gültigkeit je nach Rechtsprechung ändern kann.
Letzte Aktualisierung: Januar 2026.
